智慧展馆的信息化建设

发布时间:2018-02-08    浏览人数:2711

随着互联网+、大数据、云计算和物联网的提出,各个行业都在加快信息化步伐。有的行业想借力,有的行业想变革。智慧城市、智慧医疗、智慧养老、智慧X,一切都在往智慧靠拢。智慧的本义是生物智力器官的终极功能,而当我们为硬件、行业、概念注入智慧基因以后,会发现一切的智慧X都是为了更好的为人类提供服务。

信息化这股劲风吹到展览行业的时候,互联网+展会自然也风生水起。而展会的载体是展馆,如何让展馆更好的为展会服务,推进展馆信息化、智能化、人性化建设,构造智慧展馆迫在眉睫。

智慧展馆是一个系统工程,它主要提升两个层面,一个是管理,另一个是服务。如何高效、方便、快捷的管理;如何周全、缜密、细致、精准的服务。是智慧展馆的核心。

互联网+展馆是未来的发展趋势,智慧展馆总体架构包括:灯光控制系统、室内定位系统、人流热力系统、环境监控系统、智能泊车系统、智能监控系统、智能安防系统(含门禁)、通信网络系统、应用信息系统等。 我现在就智慧展馆的应用信息系统谈谈看法,抛砖引玉。

智慧展馆应用信息系统,主要包含以下几个子系统:

展馆预订系统:

展会主办方每年通过此系统进行展馆的在线预订工作,展会预订包含展览日期、主办方信息、预计规模、人数、价格、往届合作情况、本届预期、展馆要求等。展馆业务人员通过后台审核,并进行展会自动排期。

会议管理系统:

会议主办方每年通过此系统进行在线预订会议室,会议预订包含会议日期、主办方信息、预计规模、人数、餐饮餐标、费用、是否需要WIFI、网络带宽、网络接口数量、是否预留车位、是否需要安全设备、是否需要双语系统、是否需要传片系统等。展馆业务人员通过后台审核,并进行会议自动排期。

信息管理系统:

展馆的信息发布,包含展馆信息、平面图、虚拟游览、交通信息、天气预报、展厅数据、

管理规定、下载中心、新闻、展览信息和联系我们等。

酒店管理系统:

展馆自身及周边酒店信息展示、酒店搜索、位置导航、在线预订、在线付款。此系统解决展会各角色的住宿问题,由于展会期间,周边酒店坐地涨价,展馆方可以签订包年协议,为展会各角色提供平价住宿,实现五方共赢。

旅游管理系统:

对于旅游热点城市举办的会议及展览,很多参会参展人员都会有旅游服务,此系统可以直接对接旅游资源。包含路线介绍、费用和地接信息等。

物流管理系统:

大型展会特装展位需要的搭建原料,需要几千辆车进行托运。如何为参展商提供物美价廉、安全可靠的物流是展馆为参展商提供的又一重要服务。包含货物列表、车辆信息、驾驶员信息、发货日期、发货地址、目标日期、目标地址和GPS/北斗监控等。

主场管理系统:

智慧展馆搭建商管理软件是针对展前搭建工作的信息化管理应用方案,为主场服务商和搭建商之间提供信息交换互动平台。软件功能包含施工单位信息、安全及现场负责人信息、图纸审核、施工人员、保险、车辆、水电、发票及物品租赁等业务流程。对搭建商进行统一管理,规范展会搭建流程。

部分管理节点需要双方沟通确认,如下图:

主办方管理系统:

智慧展馆主办方管理系统为展会主办商提供技术支撑,有效地实现参展商数据的分类管理。主办商大量的业务流程可以实现自动化管理,防止客户数据因业务人员流动而流失,并可以直观地对展会全流程进行有效管理,同时应用大数据分析技术进行数据深度挖掘,辅助公司进行战略决策。角色管理,如图:

功能模块,如图:

主办方功能列表:

功能

描述

会刊表导出

根据要求,导出Excel。包含:参展商信息、光地/标滩、面积、费用、广告等全表信息

报名管理


未认证报名信息

查看所有未认证信息,可以批量认证参展商,指定不合格参展商

已认证报名记录

查看所有已认证参展商信息,可以查询、编辑、删除和导出参展商信息

不合格报名记录

查看所有不合格参展商信息,可以查询、编辑、删除

所有报名记录

查看所有报名信息,可以批量认证参展商,指定不合格参展商,查询等

广告申请查看

广告申请浏览,包含广告位,广告数量和广告费用等,可以对广告申请进行认证

已认证广告申请

对认证后广告申请进行查看、查询,并可以发送《广告费用确认书》

缴费管理


已生成付款通知书

对参展商生成的《展位付款通知书》在此处查看、查询和发送

已发送付款通知书

对参展商发送的《展位付款通知书》在此处查看和查询

已生成广告费缴费通知书

对生成的《广告费缴费通知书》在此处查看、查询和发送

已发送广告费缴费通知书

对发送的《广告费缴费通知书》在此处查看和查询

财务管理


水单管理

水单记录,指定专人负责

到款登帐

到款登帐记录,财务人员或指定专人负责

个人实到款情况

对个人实到款情况进行记录

挂账

对挂账情况进行记录

广告费用

对广告费用进行审核和记录

退款明细

对退款明细进行记录

查看开票信息

查看、查询开票信息

展位确认书


已生成展位确认书

查看和查询生成的《展位确认书》

已发送展位确认书

查看和查询发送的《展位确认书》,携带电子签章

胸卡管理


胸卡信息查看

对胸卡信息进行管理,并导出Excel

信息管理


展前重要通知

展前通知发布,针对不同对象,前台显示不同内容

信息中心

对历届展会、新闻信息、数据统计等进行发布管理

其他角色


组团管理

对代理商进行管理

观众管理

对观众进行管理

其他功能


发邮件

支持单发或群发邮件功能,支持邮件模板

发短信

支持单发或群发短信功能,支持短信模板

发站内信

支持单发或群发站内信功能

Excel导出

所有数据支持Excel导出

全文搜索

所有页面均有全文查询功能

...

...

针对参展商个体进行流程化管理,如图:

观众预登记系统:

观众注册管理软件可以为展会观众提供预登记、现场注册、展商邀请、胸卡打印和入场验证服务。通过校验手机及邮箱的真实性,确保观众身份信息准确和唯一。为主办方进行批量短信通知、邮件通知、企业Call Center集成服务,实现观众信息追踪的全流程管理。

观众注册流程示意图:

个人凭证生成示意图:

观众入场审核系统:

    观众凭个人凭证(二维码、条形码、手机号码等)到观众登录处置换胸卡、芯片手环等。凭胸卡、芯片手环等入场凭证进入展馆。展馆方可以通过扫描枪、PDA、无线扫描设备、感应设备等进行审核入场操作。

观众现场示意图:

大数据分析系统:

展馆方通过此系统为每一届展会提供数据挖掘服务,如观众区域、来源、时访问量、日访问量、预登录、现场登记、参展商来源、参展商区域、光地面积、标摊面积、代理和直招百分比、历史数据分析和区域热力图分析等。

如:

热力图: